Pembelian printer untuk kebutuhan perusahaan sering dinilai hanya dari harga unit. Padahal, keputusan tersebut juga memengaruhi arus kas, pencatatan aset, pemeliharaan, persediaan toner, risiko kerusakan, dan waktu kerja tim internal. Karena itu, perbandingan antara membeli dan menyewa printer HP perlu dilihat melalui kebutuhan operasional serta total biaya selama periode penggunaan.
Sewa printer dapat mengurangi kebutuhan pembayaran besar di awal dan membuat pengeluaran lebih terencana. Namun, sewa tidak otomatis selalu lebih murah atau selalu dicatat sebagai biaya operasional biasa. Perlakuan akuntansi bergantung pada isi kontrak dan standar yang berlaku. Finance perusahaan sebaiknya menilai kontrak bersama tim procurement dan akuntan.
Memahami CapEx dan OpEx secara Praktis
Capital expenditure atau CapEx adalah pengeluaran untuk memperoleh atau meningkatkan aset yang memberi manfaat lebih dari satu periode. Ketika printer dibeli, perusahaan biasanya mencatat perangkat sebagai aset tetap sesuai kebijakan kapitalisasi, lalu mengalokasikan nilainya melalui penyusutan selama masa manfaat.
Operational expenditure atau OpEx adalah biaya untuk menjalankan kegiatan sehari-hari, misalnya layanan, pemeliharaan, toner, dan biaya operasional lain. Dalam praktik sewa, pembayaran bulanan membantu mengubah pola arus kas dari investasi awal menjadi pembayaran berkala. Meski demikian, klasifikasi akuntansinya harus mengikuti substansi kontrak, termasuk kemungkinan pengakuan aset hak-guna dan liabilitas sewa.
Komponen Biaya yang Sering Terlewat Saat Membeli
Harga pembelian bukan satu-satunya biaya. Perusahaan juga perlu menghitung:
- Ongkos kirim, instalasi, kabinet, dan aksesori;
- Toner, drum, fuser, serta suku cadang lain sesuai pemakaian;
- Tenaga teknis, perjalanan, dan waktu penanganan gangguan;
- Persediaan consumable dan risiko stok usang;
- Downtime serta produktivitas pengguna ketika perangkat bermasalah;
- Pengelolaan aset, penyusutan, penghapusan, dan nilai residu.
Perbandingan yang adil menggunakan total cost of ownership untuk periode yang sama, bukan membandingkan harga beli dengan satu bulan biaya sewa.
Apa yang Dibayar dalam Skema Sewa Printer?
Penawaran sewa dapat terdiri dari biaya unit bulanan, minimum volume atau free copy, serta tarif cost per page untuk cetak mono dan warna. Paket tertentu mencakup toner, suku cadang, tenaga teknis, monitoring, dan penggantian perangkat; paket lain memiliki pengecualian. Semua komponen tersebut perlu tertulis jelas.
Bagi perusahaan, manfaat utamanya adalah prediktabilitas arus kas dan pembagian risiko operasional dengan penyedia. Perangkat juga dapat dipilih sesuai volume tanpa harus membeli spesifikasi berlebihan. Akan tetapi, kontrak berdurasi panjang, minimum volume, kenaikan harga, biaya penghentian, dan kerusakan akibat kelalaian tetap harus diperiksa.
Gunakan Volume Cetak sebagai Dasar Keputusan
Biaya sewa tidak dapat ditentukan hanya dari tipe printer. Catat volume mono, warna, A4, A3, copy, dan scan per bulan. Pisahkan kebutuhan normal dari lonjakan musiman, lalu tentukan jumlah pengguna dan waktu kerja. Data meter aktual selama tiga sampai enam bulan akan lebih kuat dibandingkan perkiraan umum.
Dengan baseline tersebut, perusahaan dapat menghitung biaya per bulan, biaya per lembar, dan total kontrak. Bandingkan pula skenario volume rendah, normal, dan tinggi. Cara ini membantu melihat risiko apabila realisasi cetak berada di bawah minimum volume atau melampaui paket.
Kapan Membeli dan Kapan Menyewa?
Membeli dapat sesuai bagi organisasi yang memiliki dana, tim teknis, kebijakan pengadaan aset, dan kebutuhan yang sangat stabil. Perusahaan juga memegang kendali penuh atas perangkat serta dapat menggunakannya setelah masa penyusutan selesai.
Sewa lebih menarik ketika perusahaan ingin menjaga belanja awal, membutuhkan biaya yang lebih mudah direncanakan, tidak ingin mengelola toner dan perawatan sendiri, atau perlu dukungan selama masa kontrak. Untuk armada di banyak lokasi, skema sewa atau Managed Print Services juga dapat menyederhanakan pengelolaan vendor dan pelaporan.
Checklist Sebelum Menyetujui Kontrak
- Pastikan model, kondisi, aksesori, dan kapasitas perangkat;
- Periksa masa kontrak, biaya bulanan, minimum volume, dan CPP;
- Jelaskan cakupan toner, parts, labor, transportasi, serta SLA;
- Tetapkan cara pembacaan meter dan penagihan cetak warna;
- Periksa klausul penggantian unit, terminasi, dan kenaikan harga;
- Minta finance menilai perlakuan akuntansi dan pajaknya.
Baca juga: Harga Sewa Printer A3, Solusi HP Managed Print Services, dan Printer Management System.
Konsultasikan Model Biaya Cetak Perusahaan
Nusaprint dapat membantu memetakan perangkat, volume, kebutuhan layanan, dan struktur biaya sebelum perusahaan memilih skema sewa printer HP.
Silakan minta penawaran dari Nusaprint untuk memperoleh simulasi sesuai kebutuhan operasional dan wilayah layanan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah sewa printer selalu termasuk OpEx?
Tidak selalu. Pola pembayaran memang berkala, tetapi perlakuan akuntansi bergantung pada substansi dan ketentuan kontrak. Konfirmasikan kepada finance atau akuntan perusahaan.
Apakah sewa printer pasti lebih murah daripada membeli?
Tidak selalu. Bandingkan total biaya selama periode yang sama, termasuk perangkat, toner, parts, labor, downtime, nilai residu, minimum volume, dan biaya kontrak.
Apa perbedaan biaya sewa dan CPP?
Biaya sewa terutama membiayai ketersediaan unit dan layanan yang disepakati. CPP merupakan tarif per lembar untuk volume cetak dan cakupannya harus dijelaskan dalam kontrak.
Data apa yang diperlukan untuk membuat simulasi?
Siapkan volume mono dan warna, kebutuhan A4 atau A3, jumlah pengguna, lokasi, jam operasional, fungsi scan, serta catatan meter tiga sampai enam bulan jika tersedia.
