HP Managed Print Services untuk Pengelolaan Printer Perusahaan
Kelola perangkat, supplies, dukungan teknis, keamanan, dan biaya cetak dalam satu layanan yang disusun berdasarkan kondisi perusahaan Anda.
Ketika Printer Menjadi Beban Operasional
Lingkungan cetak perusahaan sering tumbuh tanpa perencanaan yang seragam. Tipe printer berbeda-beda, penggunaan supplies sulit dipantau, gangguan baru diketahui setelah pengguna melapor, dan biaya cetak tersebar di beberapa departemen. Tim IT akhirnya menghabiskan waktu untuk masalah operasional yang seharusnya dapat dikendalikan lebih awal.
HP Managed Print Services membantu perusahaan mengelola kebutuhan tersebut secara terstruktur. Perangkat, layanan, software, supplies, monitoring, keamanan, dan pelaporan dapat disatukan dalam ruang lingkup yang disesuaikan dengan kebutuhan. Tidak semua komponen harus digunakan; layanan ditentukan setelah assessment dan kesepakatan kontrak.
Apa yang Dikelola dalam HP Managed Print Services
Assessment lingkungan cetak
Inventarisasi perangkat, lokasi, pengguna, volume mono dan color, kebutuhan kertas, gangguan, alur dokumen, serta biaya berjalan.
Perencanaan armada printer
Penentuan perangkat A4 atau A3, mono atau color, kapasitas, fitur, dan penempatannya sesuai kelompok kerja.
Monitoring dan supplies
Pemantauan status perangkat serta pengelolaan toner untuk membantu mengurangi keterlambatan penggantian supplies.
Dukungan teknis
Koordinasi diagnosis jarak jauh, kunjungan teknisi, pemeliharaan preventif, dan penanganan parts sesuai cakupan kontrak.
Keamanan dan kebijakan cetak
Konfigurasi perangkat, autentikasi, secure print, pembatasan fungsi, firmware, serta kebijakan penggunaan sesuai solusi yang dipilih.
Analytics dan evaluasi
Pelaporan volume, penggunaan perangkat, tren gangguan, dan indikator layanan untuk mendukung keputusan berikutnya.
Proses Implementasi yang Jelas
1. Assess
Nusaprint memetakan kondisi saat ini, kebutuhan pengguna, beban kerja, risiko, dan biaya yang relevan.
2. Design
Tim menyusun rancangan perangkat, layanan, tanggung jawab, SLA, metode penagihan, dan tahapan implementasi.
3. Deploy
Perangkat dipasang dan dikonfigurasi, kemudian pengguna atau administrator memperoleh pengarahan sesuai kebutuhan.
4. Manage
Performa perangkat dan layanan dipantau, dilaporkan, lalu dievaluasi untuk tindakan perbaikan atau penyesuaian.
Manfaat untuk Tim yang Berbeda
Bagi IT, MPS membantu memberikan visibilitas armada dan jalur dukungan yang lebih teratur. Procurement memperoleh ruang lingkup serta komponen biaya yang lebih mudah dibandingkan. Finance dapat melihat struktur biaya sewa dan cost per page secara lebih jelas. General Affairs dan Operations memperoleh koordinasi perangkat, supplies, dan layanan yang tidak bergantung pada penanganan reaktif semata.
Keberhasilan MPS tidak hanya diukur dari harga per halaman. Perusahaan perlu melihat ketersediaan perangkat, waktu respons, gangguan berulang, penggunaan mono dan color, kepatuhan konfigurasi, ketepatan supplies, kepuasan pengguna, serta perubahan total biaya setelah implementasi.
Dukungan Teknis dan Supplies yang Terencana
Ketersediaan mesin dipengaruhi oleh respons layanan, diagnosis, ketersediaan toner dan spare part, serta koordinasi dengan pengguna. Karena itu, SLA perlu menjelaskan jam layanan, wilayah dukungan, kanal pelaporan, definisi waktu respons, prioritas gangguan, dan proses eskalasi. Response time tidak selalu sama dengan waktu penyelesaian karena tingkat kerusakan dan kebutuhan part dapat berbeda.
Pengiriman supplies sebaiknya mengikuti data pemakaian dan kondisi aktual, bukan sekadar jadwal tetap. Stok minimum, lokasi penyimpanan, penanggung jawab, dan prosedur penggantian perlu disepakati agar toner tersedia tanpa menumpuk berlebihan.
Mengapa Mengelola MPS Bersama Nusaprint
PT Nusaprint Dokumen Solusindo berfokus pada printer HP untuk lingkungan bisnis dan enterprise. Rekomendasi perangkat dan layanan dibuat berdasarkan kebutuhan aktual, bukan hanya daftar produk. Dukungan tersedia melalui tim dan jaringan layanan di Bali, Surabaya, dan Malang, sedangkan kebutuhan Jakarta dapat dikoordinasikan melalui partner sesuai ruang lingkup proyek.
Setiap proposal menjelaskan perangkat, layanan yang termasuk, pengecualian, SLA, supplies, parts, metode perhitungan biaya, serta tanggung jawab kedua pihak. Pendekatan ini membantu perusahaan memahami risiko dan biaya sebelum kontrak berjalan.
Mulai dari Assessment Lingkungan Cetak
Sampaikan jumlah lokasi, perangkat yang digunakan, jumlah pengguna, volume cetak mono dan color, ukuran kertas, kebutuhan scan, serta kendala yang paling sering terjadi. Nusaprint akan menggunakan informasi tersebut untuk menentukan apakah perusahaan membutuhkan sewa printer sederhana atau pengelolaan MPS yang lebih lengkap.
Baca panduan HP Managed Print Services, pelajari keamanan printer HP, atau minta penawaran Nusaprint.
Pertanyaan Umum
Apakah Managed Print Services sama dengan sewa printer?
Tidak selalu. Sewa printer berfokus pada penggunaan perangkat dan dukungan yang disepakati. MPS dapat mencakup assessment, monitoring armada, supplies, keamanan, pelaporan, kebijakan cetak, dan evaluasi berkelanjutan.
Apakah semua fitur MPS otomatis termasuk dalam kontrak?
Tidak. Cakupan layanan disusun berdasarkan kebutuhan, kemampuan perangkat, solusi yang dipilih, lokasi, dan kesepakatan kontrak.
Bagaimana biaya HP Managed Print Services dihitung?
Biaya dapat menggunakan sewa dasar, cost per page mono dan color, minimum volume, aplikasi, atau layanan tambahan. Struktur final mengikuti hasil assessment dan penawaran.
Data apa yang diperlukan sebelum assessment?
Siapkan jumlah printer dan lokasi, tipe perangkat, volume mono dan color, jumlah pengguna, kebutuhan ukuran kertas, kendala layanan, kebutuhan keamanan, dan biaya yang tersedia bila ada.