Printer perusahaan bukan lagi perangkat yang berdiri sendiri. Printer HP Enterprise terhubung ke jaringan, menerima pekerjaan dari banyak pengguna, menyimpan pengaturan, menjalankan firmware, dan memproses dokumen yang dapat berisi informasi bisnis. Karena itu, keamanan printer HP perlu menjadi bagian dari kebijakan keamanan TI, bukan hanya urusan operasional cetak.
Risiko tidak hanya berasal dari dokumen yang tertinggal di tray. Akun administrator tanpa perlindungan, firmware yang tidak diperbarui, protokol jaringan yang tidak diperlukan, konfigurasi scan yang terlalu terbuka, atau perangkat yang dipindahkan tanpa penghapusan data dapat memperbesar permukaan serangan.
Mengapa Printer Harus Dipandang sebagai Endpoint?
Printer jaringan memiliki alamat IP, antarmuka administrasi, layanan jaringan, firmware, dan akses ke alur print maupun scan. Artinya, perangkat perlu dikelola dengan prinsip yang serupa dengan endpoint lain: identitas administrator harus dijaga, konfigurasi perlu dibakukan, pembaruan harus direncanakan, dan aktivitas penting perlu dipantau.
Keamanan juga harus mengikuti siklus hidup perangkat, mulai dari assessment, instalasi, penggunaan, pemeliharaan, perpindahan lokasi, hingga penghapusan atau pengembalian unit. Celah sering muncul bukan karena fitur tidak tersedia, melainkan karena konfigurasi awal dibiarkan tetap atau tidak pernah ditinjau kembali.
Tiga Area yang Perlu Dilindungi
1. Perangkat
Tetapkan password administrator yang kuat, batasi akses ke panel dan Embedded Web Server, nonaktifkan layanan yang tidak digunakan, serta gunakan konfigurasi standar perusahaan. Kemampuan seperti pemeriksaan integritas firmware, deteksi aktivitas jaringan, dan pemulihan perangkat berbeda menurut seri; karena itu, verifikasi fitur pada model HP yang dipilih.
2. Jaringan
Gunakan protokol yang disetujui tim IT, segmentasi jaringan bila diperlukan, komunikasi terenkripsi, dan pembatasan akses berdasarkan kebutuhan. HP juga menerbitkan rekomendasi pengaturan printer dalam lingkungan Zero Trust, termasuk pengamanan akun administrator dan penonaktifan protokol lama yang tidak digunakan.
3. Dokumen dan Data
Dokumen sensitif sebaiknya tidak langsung keluar sebelum pengguna berada di depan perangkat. Secure print atau pull printing dapat menahan pekerjaan sampai pengguna melakukan autentikasi. Tujuan scan, address book, folder jaringan, dan izin akses juga perlu dikelola agar dokumen tidak terkirim ke lokasi yang salah.
Autentikasi dan Secure Release
Autentikasi membantu memastikan bahwa fungsi tertentu hanya digunakan oleh pihak yang berwenang. Metodenya dapat berupa PIN, akun jaringan, kartu identitas, atau mekanisme lain sesuai solusi yang dipakai. Setelah identitas diverifikasi, pekerjaan cetak dapat dilepas pada perangkat yang diizinkan.
Pendekatan ini mengurangi dokumen yang tertinggal, salah ambil, atau tercetak tanpa kebutuhan. Namun, implementasinya perlu memperhatikan pengalaman pengguna, integrasi directory, ketersediaan reader, lisensi software, dan prosedur ketika sistem autentikasi tidak tersedia.
Firmware dan Konfigurasi Tidak Boleh Diabaikan
Pembaruan firmware membantu menutup kerentanan dan menjaga kompatibilitas, tetapi harus dilakukan melalui proses perubahan yang terkontrol. Tim IT perlu mengetahui versi perangkat, jadwal pembaruan, hasil pengujian, dan rencana pemulihan jika terjadi gangguan.
Gunakan baseline konfigurasi untuk perangkat sejenis. Audit berkala dapat memeriksa password administrator, protokol aktif, sertifikat, tujuan scan, izin pengguna, firmware, dan pengaturan penyimpanan. Untuk armada yang besar, pengelolaan terpusat membuat pemeriksaan lebih konsisten dibanding mengatur satu per satu.
Keamanan Membutuhkan Kombinasi Teknologi dan Tata Kelola
Fitur bawaan perangkat adalah lapisan penting, tetapi tidak menggantikan kebijakan perusahaan. Keamanan yang efektif membutuhkan pembagian tanggung jawab antara IT, pengguna, penyedia layanan, dan pemilik proses bisnis. Tentukan siapa yang boleh mengubah konfigurasi, siapa yang menyetujui tujuan scan, bagaimana insiden dicatat, dan kapan akses dicabut.
Jika perusahaan menggunakan sewa printer atau Managed Print Services, ruang lingkup keamanan perlu ditulis jelas dalam kontrak. Periksa konfigurasi awal, pembaruan, monitoring, penanganan media penyimpanan, akses teknisi, pencatatan perubahan, serta prosedur saat kontrak berakhir.
Checklist Keamanan Printer HP
- Inventarisasi seluruh printer, lokasi, model, firmware, dan penanggung jawab;
- Ganti kredensial standar dan batasi akun administrator;
- Nonaktifkan layanan serta protokol yang tidak diperlukan;
- Gunakan koneksi dan sertifikat yang sesuai kebijakan IT;
- Aktifkan autentikasi atau secure release untuk dokumen sensitif;
- Atur tujuan scan dan hak akses berdasarkan kebutuhan;
- Jadwalkan pembaruan firmware serta audit konfigurasi;
- Tetapkan prosedur penghapusan data ketika perangkat dipindahkan atau dihentikan.
Baca juga: Solusi HP Managed Print Services, Printer Management System, dan Printer HP untuk Perusahaan.
Mulai dari Assessment Lingkungan Cetak
Nusaprint dapat membantu perusahaan memetakan perangkat, pengguna, alur dokumen, konfigurasi jaringan, kebutuhan autentikasi, serta ruang lingkup pengelolaan printer HP. Rekomendasi akhir tetap perlu disesuaikan dengan model perangkat, infrastruktur, dan kebijakan keamanan perusahaan.
Silakan minta konsultasi dan penawaran Nusaprint untuk membahas lingkungan cetak perusahaan secara lebih terstruktur.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah printer benar-benar dapat menjadi risiko keamanan?
Ya. Printer jaringan memiliki firmware, akun administrator, layanan jaringan, dan memproses dokumen. Risiko meningkat apabila perangkat tidak dikonfigurasi, diperbarui, dan dipantau dengan benar.
Apa langkah pertama mengamankan printer HP?
Inventarisasi perangkat, ganti kredensial standar, batasi akses administrator, nonaktifkan layanan yang tidak digunakan, periksa firmware, dan sesuaikan konfigurasi dengan kebijakan IT.
Apa manfaat secure print atau pull printing?
Pekerjaan ditahan sampai pengguna melakukan autentikasi, sehingga membantu mengurangi dokumen sensitif yang tertinggal atau diambil oleh orang yang tidak berwenang.
Apakah semua printer HP memiliki fitur keamanan yang sama?
Tidak. Kemampuan keamanan berbeda menurut seri, model, firmware, lisensi, dan konfigurasi. Verifikasi spesifikasi serta kebutuhan implementasi sebelum menentukan perangkat.
