Dalam kontrak sewa printer perusahaan, mesin yang baik belum cukup. Operasional tetap dapat terganggu jika toner terlambat, laporan kerusakan tidak tercatat, atau tanggung jawab antara pelanggan dan penyedia layanan tidak jelas. Karena itu, istilah total service seharusnya diterjemahkan menjadi ruang lingkup kerja yang terukur, bukan sekadar janji pelayanan terbaik.
Layanan sewa printer HP yang profesional menyatukan pemilihan perangkat, instalasi, pemeliharaan, dukungan teknis, supplies, pelaporan, serta evaluasi selama masa kontrak. Cakupannya dapat berbeda pada setiap penawaran. Pelanggan perlu memeriksa apa yang termasuk, apa yang dikecualikan, dan bagaimana layanan dijalankan ketika terjadi gangguan.
Dimulai dari Kebutuhan dan Kondisi Operasional
Sebelum menentukan mesin, penyedia layanan perlu memahami jumlah pengguna, volume mono dan color, ukuran kertas, fungsi scan, kebutuhan finishing, kondisi jaringan, serta jam operasional. Data tersebut membantu memilih printer yang sesuai dan mencegah perangkat terlalu kecil atau terlalu besar untuk beban kerja aktual.
Lokasi juga memengaruhi rancangan layanan. Jarak dari titik dukungan, akses menuju gedung, aturan keamanan, waktu penerimaan barang, dan kontak penanggung jawab perlu dicatat sejak awal. Untuk banyak cabang, setiap lokasi dapat memiliki prioritas dan prosedur eskalasi yang berbeda.
Apa Saja yang Dapat Termasuk dalam Total Service?
Ruang lingkup sewa dapat mencakup penyediaan perangkat, pengiriman, instalasi, konfigurasi dasar, pelatihan pengguna, pemeliharaan preventif, perbaikan, penggantian spare part, dan penyediaan toner. Monitoring meter atau supplies juga dapat ditambahkan sesuai perangkat dan sistem yang digunakan.
Kertas, kerusakan akibat kelalaian, pemindahan tanpa persetujuan, gangguan listrik, jaringan pelanggan, serta aplikasi pihak ketiga biasanya memerlukan ketentuan terpisah. Daftar pengecualian bukan berarti layanan buruk. Justru batas yang jelas membantu kedua pihak menghindari perbedaan persepsi saat kontrak berjalan.
SLA Harus Menjelaskan Respons dan Penyelesaian
Service Level Agreement atau SLA sebaiknya menyebutkan kanal pelaporan, jam layanan, wilayah dukungan, tingkat prioritas, waktu respons, proses diagnosis, dan eskalasi. Waktu respons tidak selalu sama dengan waktu penyelesaian. Gangguan sederhana mungkin selesai melalui bantuan jarak jauh, sedangkan kerusakan tertentu membutuhkan kunjungan, spare part, atau unit pengganti sesuai kontrak.
Nusaprint menggunakan konsep RTS 3 jam untuk respons layanan online maupun onsite dalam cakupan yang disepakati. Untuk kunjungan onsite, penerapannya mempertimbangkan radius efektif hingga 10 kilometer dari titik layanan, kondisi perjalanan, jam operasional, dan ketentuan kontrak. Detail ini perlu dituliskan agar target dapat dinilai secara adil.
Supplies dan Pemeliharaan Perlu Direncanakan
Toner yang habis dapat menghentikan pekerjaan meskipun mesin tidak rusak. Karena itu, pelanggan dan penyedia layanan perlu menyepakati cara pembacaan meter, ambang pengiriman toner, stok minimum, lokasi penyimpanan, serta pihak yang berwenang menerima supplies. Pengiriman sebaiknya mengikuti data pemakaian dan kondisi aktual, bukan menunggu toner benar-benar habis.
Pemeliharaan preventif dilakukan berdasarkan kondisi perangkat, volume, rekomendasi produk, serta riwayat gangguan. Tujuannya bukan menjamin mesin tidak pernah bermasalah, melainkan mengurangi gangguan yang dapat dicegah dan menjaga kualitas cetak. Catatan layanan membantu teknisi mengenali masalah berulang dan menentukan tindakan berikutnya.
Tanggung Jawab Pelanggan Tetap Penting
Total service tidak menghilangkan peran pelanggan. Pengguna perlu mengoperasikan mesin sesuai panduan, menggunakan media yang sesuai, menjaga lingkungan perangkat, dan segera melaporkan gejala abnormal. Tim IT pelanggan tetap mengendalikan kebijakan jaringan, akses, akun, folder scan, dan keamanan internal.
Setiap tiket sebaiknya memuat identitas mesin, lokasi, kontak pengguna, gejala, pesan kesalahan, dan foto bila diperlukan. Informasi yang lengkap mempercepat diagnosis. Perubahan jaringan, pemindahan mesin, atau pemasangan aplikasi juga perlu dikoordinasikan agar konfigurasi dan tanggung jawab tetap terkendali.
Evaluasi Layanan Selama Masa Kontrak
Layanan sebaiknya ditinjau melalui data, bukan kesan sesaat. Indikatornya dapat meliputi jumlah gangguan, waktu respons, penyelesaian, ketersediaan toner, masalah berulang, volume cetak, dan kepuasan pengguna. Review berkala membantu menyesuaikan perangkat, proses, atau cakupan dukungan ketika kebutuhan perusahaan berubah.
Pelajari juga: HP Managed Print Services, Sewa Printer HP, Printer Management System, dan Keamanan Printer HP.
Konsultasikan Kebutuhan Layanan Printer
Nusaprint membantu perusahaan menyusun perangkat, cakupan layanan, supplies, SLA, dan skema biaya berdasarkan kondisi operasional. Dengan ruang lingkup yang jelas, pelanggan dapat menilai layanan secara objektif sepanjang kontrak.
Silakan minta penawaran Nusaprint untuk membahas layanan sewa printer HP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa yang dimaksud total service dalam sewa printer?
Total service adalah layanan terintegrasi yang cakupannya dapat meliputi perangkat, instalasi, pemeliharaan, perbaikan, spare part, toner, monitoring, dan dukungan sesuai kontrak.
Apakah kertas termasuk dalam biaya sewa printer?
Umumnya kertas tidak termasuk, kecuali dinyatakan secara tertulis dalam penawaran atau kontrak. Pelanggan perlu memeriksa komponen yang termasuk dan dikecualikan.
Apakah waktu respons sama dengan waktu penyelesaian?
Tidak selalu. Waktu respons menunjukkan kapan laporan mulai ditangani, sedangkan penyelesaian bergantung pada diagnosis, tingkat kerusakan, lokasi, dan ketersediaan part.
Bagaimana menilai kualitas layanan sewa printer?
Gunakan data seperti jumlah gangguan, waktu respons, penyelesaian, ketersediaan supplies, masalah berulang, volume cetak, dan kepuasan pengguna.
