Printer multifungsi enterprise tidak lagi hanya berfungsi untuk print, copy, dan scan. Pada lingkungan kerja modern, perangkat dapat menjadi salah satu titik masuk dokumen ke proses digital perusahaan.
HP Workpath adalah platform aplikasi berbasis cloud yang dirancang untuk printer multifungsi HP yang kompatibel. Melalui aplikasi Workpath, pengguna dapat menjalankan proses seperti scan ke cloud, mengakses dokumen, melakukan autentikasi, atau menjalankan workflow langsung dari panel kontrol printer.
Bagi perusahaan yang ingin mengurangi langkah manual antara dokumen kertas dan sistem digital, pendekatan ini dapat membantu membuat proses lebih sederhana dan lebih konsisten.
Apa Itu HP Workpath?
HP Workpath merupakan ekosistem aplikasi untuk perangkat HP yang kompatibel. HP menyediakan aplikasi sendiri sekaligus mendukung aplikasi dari pengembang dan mitra.
HP menjelaskan Workpath sebagai solusi berbasis cloud yang fleksibel dan terukur tanpa memerlukan infrastruktur tambahan untuk setiap aplikasi. Aplikasi dijalankan dari panel kontrol printer, sehingga pengguna dapat mengakses fungsi tertentu tanpa harus berpindah ke komputer untuk setiap langkah.
Portofolio aplikasi Workpath mencakup koneksi ke layanan seperti OneDrive for Business, SharePoint, Google Drive, Universal Print, aplikasi autentikasi, serta aplikasi workflow lain sesuai lisensi dan kompatibilitas perangkat.
Dari Scan Biasa Menjadi Workflow
Pada proses tradisional, pengguna dapat melakukan scan ke email, kemudian membuka email di komputer, mengunduh file, mengganti nama, dan memindahkannya ke folder atau aplikasi tertentu. Langkah seperti ini terlihat sederhana, tetapi jika dilakukan berulang kali oleh banyak pengguna, proses manual dapat menambah waktu dan meningkatkan risiko file tersimpan di lokasi yang salah.
Dengan aplikasi workflow, beberapa langkah dapat dipersingkat. Contohnya, dokumen dapat dipindai langsung ke penyimpanan cloud atau sistem yang dituju, dengan struktur file dan metadata tertentu sesuai kemampuan aplikasi yang digunakan.
Nilai utama Workpath bukan sekadar menambah aplikasi pada printer, melainkan menjadikan MFP sebagai bagian dari proses digital perusahaan.
Contoh Aplikasi dalam Ekosistem Workpath
HP saat ini menampilkan berbagai aplikasi Workpath untuk kebutuhan bisnis. Beberapa contoh yang relevan antara lain:
- HP OneDrive for Business untuk scan, print, dan pengelolaan dokumen dari OneDrive.
- HP for SharePoint Online untuk menghubungkan proses dokumen ke lingkungan SharePoint.
- HP for Universal Print untuk mendukung pendekatan cloud printing Microsoft pada perangkat yang kompatibel.
- HP Secure Access dan aplikasi autentikasi untuk membantu mengontrol akses pengguna.
- HP Intelligent Capture dan HP Intelligent Workflows untuk digitalisasi dan otomatisasi proses dokumen.
- HP for M365 Copilot, yang tercantum dalam dokumentasi HP sebagai aplikasi premium Workpath untuk perangkat dan lisensi yang kompatibel.
HP Workpath dan Microsoft 365 Copilot
Pada 2026, HP memperkenalkan integrasi Microsoft 365 Copilot ke perangkat Office Print melalui aplikasi Workpath. HP menjelaskan bahwa integrasi tersebut dapat membantu pengguna membuat ringkasan dari dokumen yang dipindai, memberikan saran penamaan atau penyimpanan file, serta melakukan penerjemahan langsung dari lingkungan printer.
Dokumentasi support HP saat ini juga mencantumkan HP for M365 Copilot dalam daftar aplikasi premium Workpath. Implementasi tetap bergantung pada perangkat yang kompatibel, lisensi Microsoft yang diperlukan, lisensi Workpath, serta ketersediaan layanan pada lingkungan pelanggan.
Perkembangan ini menunjukkan bahwa printer enterprise semakin bergerak dari perangkat output menjadi titik interaksi antara dokumen fisik, cloud, dan proses kerja digital.
Keamanan Tetap Menjadi Bagian Penting
Aplikasi yang bekerja pada printer dan terhubung ke cloud perlu memperhatikan aspek keamanan. HP menyatakan bahwa aplikasi Workpath harus melalui proses penilaian keamanan sebelum tersedia dalam katalog solusi.
HP juga mendokumentasikan layanan keamanan aplikasi seperti app attestation dan token proxy pada platform Workpath. Bagi perusahaan, hal ini tetap perlu dilengkapi dengan praktik internal seperti autentikasi pengguna, pengelolaan hak akses, pembaruan firmware, serta konfigurasi jaringan yang sesuai kebijakan IT.
Karena itu, implementasi Workpath sebaiknya dibahas bersama tim IT dan bukan hanya dipasang sebagai fitur tambahan.
Untuk konteks keamanan dan workflow perangkat HP, lihat juga Document Workflow & Security dan Keamanan Printer HP.
Tidak Semua Perusahaan Membutuhkan Aplikasi yang Sama
Workpath sebaiknya tidak dipandang sebagai daftar aplikasi yang harus diaktifkan seluruhnya. Kebutuhan finance, legal, HR, hospitality, healthcare, atau operasional dapat berbeda.
Langkah yang lebih tepat adalah memetakan proses dokumen terlebih dahulu: dari mana dokumen berasal, siapa yang memprosesnya, ke mana file harus disimpan, siapa yang membutuhkan akses, dan langkah manual mana yang paling sering berulang.
Setelah proses tersebut jelas, perusahaan dapat memilih aplikasi atau integrasi yang benar-benar memberikan nilai. Pendekatan ini membantu menghindari investasi pada fitur yang jarang digunakan.
Workpath dalam Lingkungan Managed Print Services
Dalam lingkungan Managed Print Services, Workpath dapat menjadi bagian dari strategi yang lebih luas untuk mengoptimalkan fleet dan workflow dokumen. Perangkat tidak hanya dipilih berdasarkan volume cetak, tetapi juga berdasarkan fungsi scan, keamanan, kebutuhan cloud, dan proses digital yang ingin didukung.
Karena itu, assessment lingkungan cetak sebaiknya mencakup pertanyaan tentang dokumen masuk, dokumen keluar, aplikasi bisnis yang digunakan, serta kebutuhan autentikasi dan keamanan.
Untuk melihat pendekatan layanan HP MPS, baca Solusi HP Managed Print Services.
Perangkat dan Kompatibilitas Harus Diverifikasi
Tidak semua printer HP mendukung seluruh aplikasi Workpath. Dukungan bergantung pada model perangkat, versi firmware, lisensi, aplikasi yang dipilih, dan persyaratan lingkungan pelanggan.
Karena itu, sebelum implementasi, perusahaan perlu memverifikasi model printer, versi FutureSmart, konektivitas internet, kebijakan firewall, kebutuhan autentikasi, dan lisensi layanan terkait.
Langkah verifikasi ini penting terutama untuk lingkungan enterprise yang memiliki kebijakan jaringan dan keamanan yang ketat.
Kesimpulan
HP Workpath membantu memperluas fungsi printer multifungsi enterprise menjadi bagian dari workflow digital. Melalui aplikasi yang berjalan langsung dari panel perangkat, proses seperti scan ke cloud, akses dokumen, autentikasi, dan integrasi dengan aplikasi bisnis dapat dilakukan dengan langkah yang lebih sederhana.
Nilai terbesar Workpath muncul ketika aplikasi dipilih berdasarkan proses kerja nyata, bukan sekadar karena tersedia. Karena itu, assessment workflow dan kebutuhan pengguna tetap menjadi langkah awal sebelum menentukan aplikasi, perangkat, dan lisensi yang sesuai.
Konsultasikan Workflow Printer HP Anda
Nusaprint membantu perusahaan memetakan kebutuhan printer HP, workflow scan, autentikasi, keamanan, serta integrasi dokumen sebelum menentukan solusi yang sesuai. Implementasi dapat disesuaikan dengan perangkat, aplikasi, dan lingkungan IT perusahaan.
Konsultasikan Solusi HP MPS & Workflow
Referensi
1. HP Indonesia – Aplikasi HP Workpath – referensi fitur, aplikasi, keamanan, dan positioning HP Workpath.
2. HP Official – Document and Workflow Management Solutions – referensi Workpath Apps, Intelligent Capture, dan Intelligent Workflows.
3. HP Support – Workpath Apps: Getting Started – referensi daftar aplikasi Essential/Premium dan persyaratan deployment.
4. HP Newsroom – HP for Microsoft 365 Copilot – referensi integrasi Microsoft 365 Copilot melalui HP Workpath.
