Printer perusahaan bukan lagi perangkat yang berdiri sendiri. Printer modern terhubung ke jaringan, memiliki firmware, menyimpan konfigurasi, menerima pekerjaan cetak dari banyak pengguna, dan pada perangkat multifungsi juga memproses scan serta dokumen digital. Karena itu, printer perlu diperlakukan sebagai network endpoint yang ikut masuk ke dalam kebijakan keamanan TI.
Mengapa Printer Perusahaan Perlu Diamankan?
Risiko keamanan printer tidak hanya berkaitan dengan dokumen yang tertinggal di output tray. Konfigurasi jaringan yang lemah, firmware yang tidak dikelola, akses administrator yang tidak terkontrol, atau fitur scan yang dibuka tanpa kebijakan dapat memperluas permukaan serangan. Untuk lingkungan enterprise, pengamanan sebaiknya mencakup perangkat, firmware, user, dokumen, jaringan, dan workflow.
1. Perlindungan pada Level Firmware dan Perangkat
Pada perangkat HP Enterprise dan HP Managed tertentu, HP menyediakan fitur keamanan tertanam yang dirancang untuk membantu mendeteksi, menghentikan, dan memulihkan perangkat dari jenis serangan tertentu. HP menjelaskan bahwa HP Wolf Enterprise Security mencakup kemampuan seperti HP Sure Start untuk memeriksa integritas BIOS, validasi firmware yang ditandatangani secara digital, serta Runtime Intrusion Detection dan Memory Shield pada model yang mendukungnya.
Fitur keamanan berbeda menurut platform dan model, sehingga perusahaan tetap perlu memeriksa datasheet dan compatibility masing-masing perangkat. Prinsipnya, keamanan printer sebaiknya dipertimbangkan sejak pemilihan perangkat, bukan baru setelah printer terpasang.
2. Secure Print Mengurangi Risiko Dokumen Tertinggal
Dokumen finance, HR, kontrak, laporan manajemen, atau data pelanggan tidak ideal bila langsung keluar dari printer bersama dan menunggu di tray. Secure print atau hold-and-release menahan pekerjaan sampai pengguna melakukan autentikasi atau melepaskan job di perangkat.
Untuk lingkungan yang menggunakan software print management, PaperCut MF Secure Print Release memungkinkan job ditahan dalam queue sampai pengguna melakukan release sesuai konfigurasi. Pendekatan ini membantu mengurangi risiko dokumen diambil orang lain dan juga dapat mengurangi cetakan yang terlupakan.
3. Autentikasi Pengguna Membuat Akses Lebih Terkontrol
Autentikasi dapat menggunakan metode yang berbeda tergantung solusi dan infrastruktur, misalnya username/password, kartu, PIN, atau integrasi dengan directory. Tujuannya adalah memastikan pengguna yang tepat memperoleh akses ke fungsi yang tepat.
Pada solusi print management, autentikasi dapat digunakan untuk secure release, tracking penggunaan, quota, atau policy. PaperCut menjelaskan bahwa metode autentikasi dipilih sesuai kebutuhan jaringan dan dapat digunakan bersama hold/release queue. Untuk alur yang lebih luas, lihat Document Workflow & Security.
4. Konfigurasi Printer Harus Dikelola, Bukan Dibiarkan Default
Banyak risiko muncul bukan karena perangkat tidak memiliki fitur keamanan, tetapi karena konfigurasi tidak ditata. Password administrator, protokol jaringan, firmware update, port yang tidak digunakan, fitur scan, address book, dan akses remote perlu ditinjau sesuai kebijakan TI perusahaan.
Pada perangkat HP tertentu, Embedded Web Server (EWS) dapat digunakan untuk melihat dan mengelola berbagai konfigurasi melalui browser. Karena akses EWS berhubungan dengan administrasi perangkat, pengamanan credential dan pembatasan akses menjadi penting.
5. Scan dan Workflow Juga Membawa Risiko
Printer multifungsi sering digunakan untuk scan ke email, network folder, atau workflow lain. Fungsi ini perlu dikelola karena dokumen dapat berpindah dari kertas ke sistem digital. Hak akses folder, credential, destination, dan autentikasi pengguna perlu dirancang agar dokumen tidak dikirim ke lokasi yang salah atau diakses pihak yang tidak berwenang.
Untuk konfigurasi workflow tertentu pada HP LaserJet, artikel Scan to Network Folder pada HP LaserJet dapat menjadi referensi tambahan setelah proses migrasi artikel selesai.
6. Keamanan Harus Dilihat sebagai Fleet, Bukan Perangkat Tunggal
Satu printer yang aman tidak cukup bila puluhan perangkat lain memiliki konfigurasi berbeda. Perusahaan membutuhkan inventory perangkat, baseline konfigurasi, kebijakan keamanan, firmware management, serta monitoring yang konsisten. Pendekatan Printer Management System membantu perusahaan melihat fleet dan status perangkat secara lebih terstruktur.
7. HP Managed Print Services Dapat Membantu Governance
Ketika jumlah perangkat, lokasi, user, supplies, security, dan support semakin kompleks, pengelolaan printer dapat menjadi bagian dari HP Managed Print Services. MPS memungkinkan keamanan printer dilihat bersama assessment, monitoring, service, supplies, dan kebijakan penggunaan, bukan sebagai proyek terpisah.
8. Jangan Menganggap Semua Printer HP Memiliki Fitur yang Sama
Ini penting. Fitur keamanan HP berbeda menurut seri, platform, firmware, dan konfigurasi. HP sendiri menjelaskan bahwa fitur keamanan tertanam paling canggih tersedia pada perangkat HP Enterprise dan HP Managed tertentu dengan persyaratan firmware tertentu. Karena itu, perusahaan sebaiknya memeriksa datasheet model yang digunakan dan tidak menggeneralisasi kemampuan keamanan dari satu seri ke seluruh produk.
Kesimpulan
Keamanan printer perusahaan mencakup lebih dari sekadar password pada perangkat. Firmware, secure print, autentikasi, konfigurasi jaringan, scan workflow, credential, policy, dan monitoring perlu bekerja sebagai satu sistem. Dengan pendekatan tersebut, printer dapat dikelola sebagai endpoint bisnis yang memiliki kontrol dan governance yang jelas.
Nusaprint membantu perusahaan mengevaluasi printer HP Enterprise, keamanan perangkat, secure print, workflow, monitoring, dan pengelolaan fleet sesuai kebutuhan operasional.
Referensi Resmi
• HP Indonesia – HP Wolf Security untuk Komputer dan Printer
• HP Indonesia – Solusi HP Wolf Security
• HP Indonesia – Printer Enterprise
• HP Indonesia – Managed Print Services
