Laporan penggunaan printer memberi perusahaan dasar yang lebih kuat untuk mengelola biaya dan kapasitas perangkat. Dalam Managed Print Services atau MPS, data seperti meter mono, meter color, jumlah halaman per perangkat, departemen, dan periode membantu tim melihat pola cetak yang sebelumnya hanya diperkirakan.
User analytics bukan berarti sekadar mengawasi siapa yang mencetak paling banyak. Tujuan utamanya adalah memahami kebutuhan kerja, menemukan pemborosan, menempatkan perangkat secara tepat, dan menyusun kebijakan cetak yang tetap mendukung produktivitas.
Data yang Perlu Dibaca dalam Laporan
Laporan yang tersedia bergantung pada perangkat dan software yang digunakan. Data dasar biasanya mencakup total print, copy, scan, halaman mono dan color, duplex, ukuran kertas, serta pemakaian per perangkat. Sistem dengan autentikasi atau job accounting dapat mengaitkan aktivitas dengan pengguna, akun, departemen, atau kode biaya sesuai konfigurasi.
Sebelum membandingkan angka, samakan periode dan definisinya. Page, sheet, impression, side, job, dan copy dapat memiliki arti berbeda. Satu lembar duplex, misalnya, dapat tercatat sebagai dua sisi cetak. Periksa pula apakah laporan memasukkan print dan copy secara terpisah atau menggabungkannya.
Contoh Membaca Meter Mono dan Color
Misalkan laporan satu bulan menunjukkan 30.000 halaman: 26.400 mono dan 3.600 color. Komposisinya adalah 88 persen mono dan 12 persen color. Angka ini belum otomatis berarti pemakaian color berlebihan. Tim perlu melihat jenis dokumen, departemen pengguna, tujuan cetak, dan perubahan dari bulan sebelumnya.
Jika volume color meningkat tajam pada satu departemen, periksa apakah ada kampanye, laporan pelanggan, materi presentasi, atau kesalahan pengaturan default. Jika tidak ada kebutuhan bisnis yang jelas, perusahaan dapat menjadikan mono sebagai default dan memberi akses color sesuai fungsi kerja. Kebijakan tersebut harus dikomunikasikan agar tidak menghambat dokumen yang memang membutuhkan warna.
Hubungkan Volume dengan CPP dan Tagihan
Volume menjadi bermakna ketika dikaitkan dengan cost per page atau CPP. Pisahkan tarif mono dan color, kemudian kalikan dengan meter yang sesuai. Bila kontrak memiliki free copy, minimum volume, atau biaya dasar bulanan, gunakan ketentuan kontrak sebelum menarik kesimpulan tentang biaya aktual.
Contoh sederhana: 26.400 halaman mono dikalikan CPP mono, lalu 3.600 halaman color dikalikan CPP color. Tambahkan biaya dasar atau komponen lain yang berlaku. Bandingkan hasil tersebut dengan invoice dan meter awal-akhir. Selisih harus diperiksa karena dapat berasal dari periode pencatatan, reset meter, perangkat pengganti, atau definisi halaman yang berbeda.
Gunakan Tren Bukan Satu Bulan
Satu bulan dapat dipengaruhi pekerjaan musiman. Gunakan tren minimal tiga sampai enam bulan untuk melihat kenaikan, penurunan, dan lonjakan. Bandingkan perangkat dengan kapasitas dan fungsi yang setara. Printer di front office, finance, produksi, dan gudang tidak selalu memiliki pola penggunaan yang sama.
Perangkat dengan volume tinggi dapat menjadi bottleneck atau lebih cepat membutuhkan supplies. Perangkat dengan volume sangat rendah mungkin salah lokasi, berlebih, atau tetap diperlukan sebagai cadangan. Keputusan konsolidasi tidak boleh hanya berdasarkan volume karena jarak pengguna, kerahasiaan dokumen, jam kerja, dan toleransi downtime juga penting.
Dari Laporan Menjadi Tindakan
- Atur mono atau duplex sebagai default bila sesuai kebutuhan;
- Evaluasi hak akses color berdasarkan fungsi kerja;
- Pindahkan beban cetak dari perangkat yang terlalu berat;
- Konsolidasikan perangkat yang benar-benar berlebih;
- Jadwalkan supplies dan perawatan berdasarkan pola penggunaan;
- Tetapkan baseline dan tinjau hasil kebijakan pada periode berikutnya.
Perubahan sebaiknya dilakukan bertahap dan diukur kembali. Dengan demikian, perusahaan dapat membedakan penghematan nyata dari penurunan sementara atau perpindahan volume ke perangkat lain.
Privasi dan Tata Kelola Data
Laporan penggunaan dapat memuat identitas pengguna, nama dokumen, akun, atau departemen, tergantung konfigurasi. Kumpulkan hanya data yang diperlukan, batasi akses, tetapkan masa penyimpanan, dan selaraskan laporan dengan kebijakan perusahaan. Untuk evaluasi biaya, agregasi per departemen sering kali sudah memadai tanpa membuka detail dokumen.
Baca juga: Solusi HP Managed Print Services, Printer Management System, dan Harga Sewa Printer A3.
Konsultasikan Analisis Lingkungan Cetak
Nusaprint dapat membantu memetakan meter mono dan color, biaya, penempatan perangkat, kebutuhan pengguna, dan peluang optimasi. Hasil assessment dapat digunakan sebagai baseline sebelum perusahaan mengubah armada, kontrak, atau kebijakan cetak.
Silakan minta konsultasi Nusaprint untuk membahas data penggunaan dan kebutuhan MPS perusahaan Anda.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa yang dimaksud user analytics dalam MPS?
User analytics adalah analisis data penggunaan printer untuk memahami volume, pola mono dan color, pemakaian perangkat, biaya, serta peluang perbaikan.
Data apa yang perlu diperiksa dalam laporan penggunaan printer?
Periksa periode, meter awal dan akhir, print, copy, scan, mono, color, duplex, ukuran kertas, perangkat, dan departemen sesuai kemampuan sistem.
Apakah pengguna dengan volume tertinggi selalu boros?
Tidak. Volume harus dinilai bersama fungsi kerja, jenis dokumen, kebutuhan pelanggan, periode, dan kebijakan perusahaan.
Berapa lama data yang sebaiknya dianalisis?
Gunakan tren minimal tiga sampai enam bulan agar keputusan tidak hanya dipengaruhi lonjakan atau pekerjaan musiman satu bulan.
