Operasional cetak skala besar tidak hanya berarti jumlah halaman yang tinggi. Perusahaan dapat memiliki banyak perangkat, beberapa lokasi, kebutuhan A3 dan A4, dokumen mono dan color, serta jam sibuk yang berbeda. Tanpa data dan tata kelola yang jelas, sebagian mesin bekerja terlalu berat sementara perangkat lain jarang digunakan.
Managed Print Services atau MPS membantu mengelola lingkungan tersebut sebagai satu sistem. Perangkat, volume, supplies, dukungan teknis, keamanan, dan biaya dievaluasi bersama. Namun efisiensi tidak muncul otomatis karena memasang perangkat atau dashboard. Hasilnya bergantung pada baseline, desain armada, pelaksanaan layanan, dan evaluasi berkala.
Mulai dengan Baseline yang Dapat Dibuktikan
Langkah awal adalah mencatat jumlah perangkat, lokasi, model, usia, fungsi, volume mono dan color, jam penggunaan, gangguan, serta biaya yang tersedia. Data meter beberapa bulan lebih berguna daripada perkiraan sesaat karena menunjukkan rata-rata, variasi, dan periode puncak.
Baseline juga perlu memetakan kebutuhan pengguna. Bagian Finance mungkin mencetak dokumen transaksi secara rutin, sedangkan Marketing memerlukan color dan media tertentu. Gudang dapat membutuhkan perangkat dekat area kerja dengan kondisi lingkungan berbeda. Pemetaan ini mencegah satu standar diterapkan tanpa mempertimbangkan proses bisnis.
Sesuaikan Kapasitas dengan Beban Kerja
Kecepatan cetak bukan satu-satunya ukuran. Tim perlu mempertimbangkan volume yang direkomendasikan, kapasitas input dan output, duty cycle sebagai batas teknis, kebutuhan scan, finishing, jumlah pengguna, serta kemampuan jaringan. Perangkat yang terus bekerja di luar pola penggunaan yang sesuai lebih berisiko menimbulkan antrean dan gangguan.
Distribusi beban dapat diperbaiki dengan mengubah penempatan, mengalihkan pekerjaan tertentu, atau mengganti komposisi mesin. Tujuannya bukan selalu mengurangi jumlah printer. Pada lokasi kritis, redundansi yang terencana mungkin lebih penting daripada konsolidasi berlebihan.
Pisahkan Volume Mono dan Color
Volume mono dan color perlu dibaca terpisah karena struktur consumables dan tarif CPP berbeda. Laporan sebaiknya menunjukkan tren per perangkat atau lokasi, bukan hanya total perusahaan. Dengan begitu, pengelola dapat menemukan lonjakan color, perangkat yang tidak seimbang, atau volume yang berpindah setelah perubahan kebijakan.
Kebijakan seperti mono sebagai default, duplex, hak akses color, atau pull printing dapat diterapkan bila sesuai dengan kebutuhan pekerjaan. Kebijakan tidak boleh menghambat dokumen yang memang memerlukan warna, ukuran, atau kualitas tertentu. Karena itu, perubahan sebaiknya diuji dan dikomunikasikan kepada pengguna.
Supplies dan Pemeliharaan Berdasarkan Pemakaian
Pada volume tinggi, keterlambatan toner dapat berdampak langsung pada pekerjaan. Monitoring dapat membantu membaca status supplies dan meter, tetapi kemampuan bergantung pada perangkat serta sistem yang digunakan. Tetapkan ambang pengiriman, stok minimum, lokasi penyimpanan, dan penanggung jawab penerimaan.
Pemeliharaan preventif mengikuti volume, kondisi mesin, rekomendasi produk, dan riwayat layanan. Data tiket membantu menemukan gangguan berulang, kebutuhan part, atau perangkat yang mulai tidak ekonomis. MPS yang sehat menghubungkan data tersebut dengan tindakan, bukan hanya menghasilkan laporan.
SLA untuk Lingkungan Cetak yang Kritis
SLA perlu membedakan waktu respons, diagnosis, kunjungan onsite, dan waktu penyelesaian. Prioritas dapat ditentukan berdasarkan dampak, misalnya printer departemen kritis dibanding perangkat cadangan. Wilayah layanan, jam dukungan, kanal tiket, eskalasi, ketersediaan part, dan ketentuan unit pengganti harus ditulis jelas.
Perusahaan juga perlu menetapkan tanggung jawab internal. Tim IT menangani jaringan, akun, dan kebijakan akses; pengguna melaporkan gejala dengan informasi yang lengkap; penyedia menangani perangkat dan layanan sesuai kontrak. Pembagian ini mempercepat koordinasi ketika gangguan terjadi.
Ukur Efisiensi dengan KPI yang Relevan
Efisiensi sebaiknya dibandingkan dengan baseline dan target yang disepakati. KPI dapat mencakup biaya per halaman, distribusi volume, rasio mono dan color, gangguan berulang, waktu respons, ketersediaan supplies, uptime, serta kepuasan pengguna. Tidak semua organisasi membutuhkan KPI yang sama.
- Bandingkan volume dan biaya sebelum serta sesudah perubahan.
- Tinjau mesin dengan beban terlalu tinggi atau terlalu rendah.
- Pisahkan gangguan perangkat dari masalah jaringan dan aplikasi.
- Evaluasi kebijakan cetak tanpa menghambat kebutuhan bisnis.
- Sesuaikan armada ketika pengguna, lokasi, atau volume berubah.
MPS sebagai Proses Berkelanjutan
Lingkungan cetak berubah mengikuti pertumbuhan perusahaan, proyek, pola kerja, dan kebutuhan keamanan. Karena itu, desain awal bukan keputusan sekali jadi. Review berkala membantu perusahaan mempertahankan kapasitas yang sesuai, memperbaiki proses layanan, dan menjaga biaya tetap dapat dipahami.
Pelajari juga: HP Managed Print Services, Printer Management System, User Analytics dalam MPS, dan Harga Sewa Printer HP.
Konsultasikan Lingkungan Cetak Perusahaan
Nusaprint membantu perusahaan memetakan perangkat, volume, risiko operasional, kebutuhan keamanan, dan cakupan layanan sebelum menyusun solusi. Rekomendasi didasarkan pada kondisi aktual dan target yang dapat dievaluasi.
Silakan minta konsultasi Nusaprint untuk membahas pengelolaan cetak skala besar di perusahaan Anda.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa yang dimaksud efisiensi cetak skala besar?
Efisiensi cetak skala besar adalah pengelolaan perangkat, volume, supplies, dukungan, keamanan, dan biaya berdasarkan kebutuhan operasional serta baseline yang terukur.
Apakah MPS selalu mengurangi jumlah printer?
Tidak. MPS menyesuaikan komposisi dan penempatan perangkat. Lokasi kritis dapat tetap memerlukan redundansi agar pekerjaan tidak berhenti.
Data apa yang diperlukan sebelum menerapkan MPS?
Data awal dapat mencakup inventaris perangkat, meter mono dan color, lokasi, pengguna, jam kerja, gangguan, supplies, kebutuhan scan, dan biaya yang tersedia.
Bagaimana keberhasilan MPS diukur?
Keberhasilan dibandingkan dengan baseline menggunakan KPI seperti biaya, volume, gangguan, waktu respons, supplies, pemanfaatan perangkat, dan kepuasan pengguna.
